Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1. TANIMLAR VE KISALTMALAR

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisidir.

Envanter: Kişisel Veri İşleme Envanteri’dir.

İlgili Kanun: 5378 Sayılı Engelliler Kanunu’dur.

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.

İSGK: İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’dur.

Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’dur.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortama verilen addır.

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçlarını, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve detaylandırdıkları envanterdir.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur.

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’dur.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemidir. İşbu Politika’da Mayıs ve Kasım aylarını ifade etmektedir.

Politika: Polmot Motor Mak. San. ve Tic. A.Ş. Kişisel Veri İşleme Ve Koruma Politikası

Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicili’dir.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.

Polmot Motor: Polmot Motor Mak. San. ve Tic. A.Ş. (Veri Sorumlusu)

Şirket: Polmot Motor Mak. San. ve Tic. A.Ş. (Veri Sorumlusu)

2. AMAÇ

Polmot Motor Mak. San. ve Tic. A.Ş. Kişisel Verileri İşleme ve Koruma Politikası, Polmot Motor tarafından gerçekleştirilmekte olan işleme ve koruma faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Polmot Motor; kanun ile belirlenen temel ilkeler doğrultusunda; şirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet/ürün sağlayıcıları, müşteriler, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

Kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına ilişkin iş ve işlemler, Polmot Motor tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

3. KAPSAM

Polmot Motor Mak. San. ve Tic. A.Ş. Kişisel Veri İşleme Ve Koruma Politikası (Bundan sonra “Politika” olarak adlandırılacaktır); Polmot Motor’un kişisel verilerin işlendiği departmanları ile çalışanlarını ve Polmot Motor’un veri paylaşımında bulunduğu iş ortaklarını, iş ve hizmet satın aldığı tüzel/gerçek kişileri, 3. kişi ve resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunun yetkilendirdiği tüzel/gerçek kişileri kapsamaktadır.

İşbu Politika; Polmot Motor’un kişisel veriler üzerinde uygulayacağı işleme faaliyetlerine ilişkin koruma faaliyetlerini kapsayacak olup, her türlü işleme sonucunda uygulanacaktır.

İlgili mevzuatın değişmesi veya güncellenmesi durumunda, Polmot Motor politikasını ilgili mevzuata uyumlu olacak şekilde güncelleyecek ve internet sitesinin bu bölümünde yayınlanacaktır.

İşbu Politika’nın Polmot Motor tarafından uygulanmasında hukuki bir engel olması, uyumsuzluk ortaya çıkması ve/veya yeni düzenlemeler ışığında güncelleme ihtiyacı doğması halinde, Polmot Motor, Politika ve uygulamasını yeniden belirleyebilecek, değiştirebilecek ve güncelleyebilecektir.

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

A- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYULAN İLKELER

Kişisel Verilerin korunmasında şirketimizce aşağıdaki evrensel ilke ve esaslara uyulmaktadır:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, adil ve şeffaf bir biçimde işlenme.
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

 

B- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

Aşağıda yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir.

Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir.

Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecek ve/veya aktarılabilecektir.

Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir.

Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.

Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

C- ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Özel nitelikli kişisel veriler Şirketimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dâhil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:

• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili faaliyetin tabi olduğu kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.

Bu kapsamda alınacak bilgi ve belgeler rıza kapsamında işlenmektedir.

• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.

Bu kapsamda alınacak sağlık bilgileri, İSGK ve zorunlu tıbbi uygulamalar kapsamında, yukarıda sayılan hallerle sınırlı kalmak üzere rıza alınmaksızın da işlenebilecektir.

D- KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI

Polmot Motor, Kanun’un 10. maddesine ve ikincil mevzuata uygun olarak, kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Polmot Motor, kişisel verilerin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda ilgili kişileri bilgilendirmektedir.

Nitekim uluslararası mevzuat kapsamında da, verilerin saklanacağı süre ve sürenin belirtilmesinin mümkün olmadığı hallerde, saklama süresinin belirlenmesinde uygulanacak kriterler belirtilmekte, kişisel verinin işlenmesinin zorunlu olup olmadığı ve zorunlu olan işleme faaliyetlerinin gerçekleşmemesi durumunda meydana gelecek sonuçlar gösterilmiştir.

Fiziksel güvenlik ve denetimin sağlanması için gerekli olan kamera kaydına ilişkin aydınlatma metninin sunulmasında Engelliler Hakkında Kanun gereğince erişilebilirlik standartlarına uygun davranılmaktadır.

 

E- İŞLENEN KİŞİSEL VERİ GRUPLARI

Polmot Motor KVK Politikası kapsamı dâhilinde olan ve Polmot Motor tarafından kişisel verileri işlenen veri sahipleri aşağıda gruplandırılmaktadır.

• Polmot Motor Çalışan Adayları
• Polmot Motor ile hizmet akdi kurulmamış ancak kurulmak üzere Polmot Motor değerlendirmesine alınan kişiler.
• Polmot Motor İş Ortakları, Yetkilileri, Çalışanları
• Polmot Motor’un ticari ilişki içinde olduğu kuruluşların gerçek kişi yetkilileri, hissedarlar, çalışanlar, işletme ve şirketler.
• Polmot Motor Ziyaretçileri
• Polmot Motor binalarını veya Polmot Motor tarafından işletilen internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler.
• Diğer Gerçek Kişiler

Polmot Motor Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamında olmayan tüm gerçek kişiler.

F- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACI

Polmot Motor’un kısa / orta / uzun vadede ticari politikalarının tespiti, planlanması ve uygulanması:

i. Stratejik Planlama Faaliyetlerinin İcrası

ii. İş ortakları, müşteri ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi

Polmot Motor’un İnsan Kaynakları Faaliyetlerinin Tasarlanması ve Yürütülmesi:

1. Çalışan temin süreçlerinin yürütülmesi
2. Stajyer ve öğrenci temin, yerleştirmesi ve operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası
3. İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması
4. Şirket çalışanları için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
5. Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve denetimi
6. Çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası
7. Çalışan çıkış işlemlerinin planlanması ve icrası
8. Çalışanların performans değerlendirme süreçlerinin planlanması ve takibi

1. Şirket içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
2. İş ortakları ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi
3. Ücret yönetimi
4. Şirket içi oryantasyon ve sosyal aktivitelerin planlanması ve icrası
5. Adli ve idari süreçlerde bilgi ve belge yükümlülüğünün yerine getirilmesi

Polmot Motor’un Yürüttüğü Ticari Faaliyetlerin Mevzuata ve Şirket Politikalarına Uygun Olarak Yerine Getirilmesi İçin Şirket Bünyesindeki İş Birimleri Tarafından Gerekli Çalışmaların Yapılması ve bu Doğrultuda Faaliyetlerin Yürütülmesi:

1. Finans ve muhasebe işlerinin takibi
2. Yatırımcı ilişkilerinin yürütülmesi
3. Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
4. Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerin planlanması ve icrası
5. İş faaliyetlerinin etkinlik/verimlilik ve yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi planlanması ve icrası
6. Etkinlik yönetimi
7. Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi
8. Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası

Diğer işleme amaçları:

1. Polmot Motor ile iş ilişkisi içerisinde olunan ilgili kişilerin ticari, teknik, hukuki emniyetinin sağlanması ve işbu gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlanması;
2. Polmot Motor’un ticari itibarı ve oluşturduğu güvenin korunması;
3. Resmi kurumlarca ilgili mevzuat kapsamında öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, bu hizmetlerden faydalanılmasına ilişkin olarak tabi olduğumuz yasal yükümlülüklerin ifa edilmesi;
4. Resmi makamlardan ya da ilgili kişilerden gelen taleplerin incelenmesi, değerlendirilmesi, yanıtlanması;
5. Şirkete ait fiziki mekânların güvenliği ve denetiminin kamera kaydı ve sairi sistemlerle sağlanması;
6. İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi;
7. KVKK 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel verilerin işlenmesi şartları ve amaçları kapsamında işlenmektedir.

 

G- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME SÜRESİ SÜREÇ	SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ
Ticari İşlerin Yürütülmesi Süreci	10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Sözleşmelerin Hazırlanması ve İcrası	Sözleşmenin iş ve işlemlere etkisinin sona ermesini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

 

Şirket ile iletişim Faaliyetlerinin İcrası	Faaliyetin sona ermesini takiben 5 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi	İş sözleşmesi ve hukuki sürecinin sona ermesini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Log Kayıt Takip Sistemleri	2 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi	2 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ziyaretçi Kaydı	6 ay	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kamera Kayıtları	6 ay	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan Adayı İş Başvuru Formu/ CV	Başvurulan iş tanımının ortadan kalkması halinde derhal, diğer hallerde 6 ay	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Veri Sorumlusuna Başvuru Formu	Başvuru ve varsa Kuruma intikal eden dosya sürecinin sona ermesini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kurumsal Hafıza	99 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Yukarıdakilere ek olarak kişisel veriler, Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı halinde aktarılabilecektir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise mevzuatta öngörülen veri aktarım şartları doğrultusunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurul’un izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılabilecektir.

B- ALICI GRUBU VE AKTARIM AMACI

Polmot Motor tarafından gerçekleştirilecek kişisel veri aktarımlarında KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiş olan kişisel veri aktarım şartlarına uygun olarak hareket edilmektedir.

i. Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması

Polmot Motor tarafından, KVK Kanunu’nun 8. maddesi gereğince, yurtiçinde yürütülecek veri aktarımı faaliyetlerinde veri işleme şartlarına uygun olarak hareket edilmektedir.

ii. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

 

Polmot Motor tarafından, KVK Kanunu’nun 9. maddesi gereğince kişisel veriler; kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve aktarım yapılacak ülkenin KVK Kurulu tarafından ilan edilen yeterli korumaya sahip ülkelerden olması veya ilgili yabancı ülkede yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVK Kurulunun izninin bulunması ile yurtdışına aktarılabilmektedir.

iii. Polmot Motor Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişi Grupları

 

Polmot Motor, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak Polmot Motor KVK Politikası kapsamı dahilinde olan veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi gruplarına belirtilen amaçlarla aktarabilir:

1. Polmot Motor İş Ortakları’na, iş ortaklığının kurulması ve sürdürülmesinin temini amacıyla sınırlı olarak,
2. Polmot Motor Tedarikçileri’ne, tedarikçiden temin edilen ve Polmot Motor’un ticari faaliyetlerini yerine getirmek amacıyla sınırlı olarak,
3. Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (ilgili belediyeler vs.) ile yetkili özel hukuk kişilerine (ilgili asansör firmaları vs.), ilgili kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak,
4. Üçüncü kişilere kişisel veri aktarım şartlarına uygun olarak.

 

6. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

A- HAKLAR

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

 

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptirler.
• Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilir. Kanunun 13 üncü maddesi uyarınca başvuru yolu tüketilmeden şikâyet yoluna başvurulamaz.
• Uluslararası mevzuat kapsamında da ilgili kişinin yukarıda sayılan hakları dışında; kişisel verilerinin işlenmesinin kısıtlanmasını talep etme ve kişisel verilerin işlenmesi veya aktarılmasına ilişkin rızasını geri çekme hakkı da mevcuttur.

 

B- HAKLARIN KULLANILMA ŞEKLİ

Kişisel veri sahipleri www.polmot.com.tr internet adresinde yer alan Veri Sorumlusuna Başvuru Formu’nu kullanarak (bkz.Başvuru Bildirgesi) şahsen yazılı belge ile, noterden ihtarname göndermek sureti ile, elektronik imzalı belge ile ve mobil imza ya da daha önceden sistemde kayıtlı bulunan e-posta vasıtası ile gerçekleştirebilecektir.

Başvuru Bildirgesi: Başvuru Yöntemi	Başvurunun Yapılacağı Adres	Başvuru Gönderiminde Belirtilecek Bilgi
Şahsen Başvuru [Başvuru sahibinin bizzat gelerek kimliğini tevsik edici belge ile başvurması]	Büyükkayacık OSB Mah. 103. Cad. No:15 Selçuklu KONYA	Zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Noter Vasıtasıyla Başvuru	Büyükkayacık OSB Mah. 103. Cad. No:15 Selçuklu KONYA	Tebligat zarfına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Güvenli Elektronik İmza İle Başvuru [Güvenli elektronik imza ile imzalanarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla başvurması]	kalite@polmot.com.tr	E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Mobil İmza ya da E-posta İle Başvuru [İlgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle]	kalite@polmot.com.tr	E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi”

 

Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilir. Kanunun 13 üncü maddesi uyarınca başvuru yolu tüketilmeden şikâyet yoluna başvurulamaz.

Başvuru formu ile Şirket’e sağlanan veriler, işbu Politika’da yer alan usul ve esaslar doğrultusunda işlenmekte ve korunmaktadır.

C- VERİ SORUMLUSU TARAFINDAN TALEBİN CEVAPLANDIRILMASI

Şirketimiz, kişisel veri sahibi tarafından yapılacak başvuruları Kanun ve ikincil mevzuata uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

Kişisel veri sahibinin, yukarıda yer alan haklara ilişkin talebini usule uygun olarak Şirketimize iletmesi durumunda, Şirketimiz talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.

7. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

A- TEKNİK TEDBİRLER

Polmot Motor tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• Farklı testler ile şirketin bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
• Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.
• Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.
• Polmot Motor’un bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
• Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (kamera kaydı, alarm sistemi ve kilit sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
• Polmot Motor içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
• Kurum, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Polmot Motor tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
• Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması,
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. Taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Kâğıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.

B- İDARİ TEDBİRLER

Polmot Motor tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri ve mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.
• Polmot Motor tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
• Kişisel verilerin saklanması için üçüncü kişilerle iş birliği yapılması durumunda kişisel verilerin aktarıldığı şirketler ile yapılan sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, aktarılan kişisel verilerin korunması ve güvenli saklanması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin yükümlülük ve sorumluluklarını ortaya koyan hükümlere yer verilir. Genel olarak prensibimiz, verilerin aktarıldığı işletmelerin de gerekli sertifikasyon ve uyumluluk süreçlerine sahip olmasıdır.
• Kişisel verilerin fiziki saklandığı mekanların güvenliği sağlanmakta olup erişim yetkisi sınırlandırılmıştır.

• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
• İş yeri dahilinde özellikle fiziksel imhaya ilişkin gerekli ekipman bulundurulur.
• Fiziksel güvenlik ve denetimin sağlanması için gerekli olan kamera kaydına ilişkin aydınlatma metninin sunulmasında Engelliler Hakkında Kanun gereğince erişilebilirlik standartlarına uygun tedbirler alınmaktadır.

8. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

 

A- İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER

Kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması ya da sonradan hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı hale gelmesi,
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Polmot Motor tarafından kabul edilmesi,
• Polmot Motor’un, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması (Kurum veya Kurul talimatı)
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması
• Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçersiz olması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

durumlarında, Polmot Motor tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

B- KİŞİSEL VERİLERİN İMHA TÜRLERİ

Kişisel verilerin imhası, üç farklı şekilde sağlanabilir. Bunlar verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.

i. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Polmot Motor, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ve Yönetmelik’te düzenlenmiş hallerin ortaya çıkması halinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri siler veya yok eder.

ii. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Yok etme işlemi, Polmot Motor’un verileri fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlarda yapılacaktır. Polmot Motor bu verileri tekrar geri getirilmesi mümkün olmayacak hale getirmekle yükümlüdür. Polmot Motor gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alacaktır.

iii. Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi

Anonim hale getirme işlemi, Polmot Motor’un kişisel verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Verilerin anonimleştirilmesi sırasında Polmot Motor, tek yönlü fonksiyonlar ile şifreleme gibi yöntemler kullanılabilir. Polmot Motor, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alacaktır.

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI/ SAKLANMASI, YÜRÜRLÜK TARİHİ VE POLİTİKA’DA YAPILACAK GÜNCELLEMELER

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası şirket nezdinde dosyasında saklanır.

Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları şirketin imzaya yetkili kişisi/kişileri tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile şirket tarafından saklanır.

İlgili mevzuatta yapılacak değişikliğin ardından veya gerekli görülmesi halinde Politika’da güncelleme yapılabilir.